m

Conseil National des Barreaux

ORGANISER ET VALORISER LA MEMOIRE DES AVOCATS ?

C’EST POSSIBLE AVEC KENTIKA !

En 2008, le Conseil National des Barreaux (CNB) a décidé de faire appel à Kentika, dans le but de conserver, pérenniser et valoriser la mémoire de l’institution, et de proposer aux avocats une encyclopédie dédiée à la profession.

Rencontre avec Sylvie Masse, Directrice du service de la Documentation et des Archives du Conseil National des Barreaux.

“Notre objectif était simple : dans le prolongement de notre site institutionnel axé sur l’actualité, nous souhaitions disposer d’une plateforme mettant à disposition la mémoire du CNB et où il serait possible d’accroître la visibilité de ses travaux (textes normatifs, motions et résolutions adoptés en assemblée générale, avis, etc.) et publications” explique Sylvie Masse.

“Il était également fondamental que nous puissions, à travers une base de connaissances, jouer pleinement notre rôle d’intermédiaire de l’information et retrouver très rapidement l’information nécessaire à l’activité des services et à la prise de décision des membres élus de l’institution. Et quand on sait qu’auparavant, nous pouvions parfois mettre plusieurs heures avant d’être capable de trouver et fournir une donnée fiable et qualifiée… l’enjeu était de taille” poursuit-elle.

“La solution Kentika s’est naturellement imposée”

Kentika n’était pas une inconnue pour Sylvie Masse. Elle avait déjà mis en place la solution (anciennement appelée Alexandrie) au début de sa carrière puis à l’Ordre des Avocats de Paris où plusieurs bases de données ont été intégrées dont une orientée gestion documentaire et une autre dédiée à la déontologie et à la discipline; bases qui sont d’ailleurs toujours en place.

“Au début des années 1990, l’outil démontrait déjà sa flexibilité et sa puissance de gestion documentaire avec des atouts essentiels : un seul outil quasi clé en main et facile à déployer, répondant aux principaux besoins des centres documentaires, une société à taille humaine avec une équipe proche de ses clients et, ce qui est loin d’être négligeable, un bon rapport qualité / prix.

Les années ont passé et jamais les performances de Kentika n’ont décliné, au contraire ! Il a su, tout en conservant son essence métier et ce qui fait sa force - un socle très solide en matière d’outils de traitement et de recherches documentaires - non seulement tirer le meilleur parti des technologies les plus récentes pour rendre sa solution ultra-performante mais également adapter les fonctionnalités proposées aux nouvelles missions des services documentaires. Dans un monde de profusion de l’information et d’accélération des moyens de communication, le métier donne aujourd’hui une large part à la gestion des flux d’informations qui devient un enjeu majeur pour l’entreprise et nous place au cœur de l’institution. Kentika a su accompagner ce mouvement.

Son ergonomie, son adaptabilité, ses multiples fonctions de gestion des droits, de paramétrage et de personnalisation et son interopérabilité avec les autres couches logicielles présentes au sein de l’institution ont fait de l’outil Kentika une valeur sure. C’est tout naturellement que la solution s’est imposée comme la plus apte à répondre à nos projets présents et futurs”  ajoute Sylvie Masse.

L’Encyclopédie des Avocats dans la pratique

Règles déontologiques, gestion et développement des cabinets, cadre et modes d’exercice, suivi des textes intéressant l’exercice de la profession, … L’Encyclopédie est devenue une base de référence auprès de ses utilisateurs internes et externes.

“Une fois l’internaute connecté et identifié, il dispose d’une palette d’espaces, de fonctionnalités et d’informations qui lui sont dédiées, en lien bien sûr avec les autorisations qui lui sont attribuées. Les modalités d’accès sont multiples et adaptées à chaque profil  et à chaque usage : listes typologiques, thématiques ou chronologiques, fiches de métadonnées descriptives structurées adossées à des listes d’autorité (ex. domaine du droit, fondement juridique etc.) et non structurées (résumé des points de droit ou des solutions) - Recherches simples ou multicritères s’appuyant sur un moteur de recherche performant - accès aux documents primaires et recherche en texte intégral, … Bref ! Les déclinaisons et options d’accès à l’information sont riches et modulables.”

La base documentaire mémorielle du CNB : un vrai succès !

Si le portail est public, ce sont en majorité des utilisateurs internes, des institutionnels et des professionnels du secteur qui en sont les utilisateurs. Pour illustration, le site compte quelques 10.000 unités d’information et a enregistré plus de 6.000 visiteurs uniques, 48.000 consultations et 9.800 documents téléchargés en mars 2014.

La revue quotidienne d’actualités produite par le service n’est d’ailleurs pas en reste ! “Pas un jour sans que les membres du Bureau de l’institution nationale, qui assurent l’exécutif des décisions prises par l’assemblée et coordonnent les missions et l’activité du CNB, ne consultent la revue d’actualités” explique Sylvie Masse. Un engouement qui s’explique, certes par la qualité du contenu de la revue, mais également par sa présentation qui leur permet dans un premier temps un balayage rapide des dernières informations intéressant la profession et dans un second temps d’approfondir les thématiques de travail dont ils ont plus particulièrement la charge.

“La puissance de Kentika est incomparable”

“L’ouverture technologique de Kentika est puissante : un jeton de sécurité est attribué à chaque visiteur de la plateforme par le biais du système de clé physique de certification externe utilisé pour l’accès au Réseau Privé Virtuel Avocats (RPVA) et aux services en ligne liés à la dématérialisation des dossiers et des procédures, mis en place en lien avec les services du Ministère de la justice pour la communication électronique avec les greffes des tribunaux (RPVJ). Le portail offre ainsi un accès unique à chacun en fonction de ses autorisations et de son statut : avocat, bâtonnier, membre du CNB, etc. Dans un domaine d’activité où le secret professionnel et la confidentialité sont des valeurs essentielles, cette gestion des droits et des profils constitue le fil d’Ariane de notre base.” ajoute Sylvie Masse.

“Cette flexibilité s’est également magnifiquement illustrée lors de la mise en œuvre de notre projet de mise à disposition d’un ouvrage électronique (e-pub) consacré à la profession et proposé en partenariat avec un éditeur juridique. Ce dernier s’est parfaitement intégré à notre plateforme Kentika avec en bonus la possibilité de proposer, au regard de chaque thématique, des ressources complémentaires par liens internes ou externes.” conclut-elle.

Kentika & CNB : une parfaite entente pour une collaboration gagnante

“La mise en œuvre de ces projets s’est faite sans encombre. Pour couvrir nos besoins et exigences fonctionnels métier. A chaque étape, Kentika a su nous proposer une solution pérenne et adaptée à nos attentes; notamment en termes de paramétrages spécifiques, de personnalisations ou de dialogue avec nos autres solutions informatiques.

Nous allons d’ailleurs bientôt migrer vers la version Atomic du portail : plus moderne et plus performante du fait de son architecture intégrée qui permet plus de souplesse dans le traitement et l’affichage des données.” s’enthousiasme Sylvie Masse.

La prochaine étape pour le CNB ? Adopter l’outil Kentika Press; ce qui permettra au service documentation de l’institution d’optimiser l’architecture et l’ergonomie de sa revue des actualités, de créer et diffuser plus simplement des revues de presse et bulletins de veille sur des thématiques précises en DSI sur profil et enfin de gagner en temps de traitement en industrialisant ses productions.

Le Conseil National des Barreaux, établissement d'utilité publique doté de la personnalité morale, représente la profession d'avocat sur le plan national et international. Interlocuteur privilégié des pouvoirs publics et du législateur, il contribue à l'élaboration des textes susceptibles d'intéresser la profession et les conditions de son exercice. Il intervient également sur toutes les questions relatives aux projets de textes ayant trait au domaine juridique et à l'institution ou au système judiciaire en général. Il a reçu de la loi (art. 21-1 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 modifiée) des missions en matière d’unification des règles et usages de la profession et de formation professionnelle, pour lesquelles il dispose d’un pouvoir normatif, ainsi qu’en matière d'organisation de l'accès au barreau français des avocats étrangers. Son fonctionnement est régi par les dispositions de la loi précitée de 1971 et du décret du 27 novembre 1993, complétés par un règlement intérieur.

 

DOCUMATION 2019 - Venez découvrir la Gamme First : Box, Press et Biblio, disponible en SAAS.

19, 20 et 21 mars - Paris Porte de Versailles - Stand D83.

 

 

 

Version 3.1 of Kentika is available, ahead of GDPR compliance!

 

For a personalized information

Z