Saisie des champs

Préambule

Ce qui est décrit ci-dessous correspond aux versions antérieures à Kentika V4

La saisie des enregistrements est accessible à partir de l'explorateur de données, soit pour créer un nouvel enregistrement, soit pour modifier un enregistrement existant.

La fiche est structurée en plusieurs zones.

Introduction

Lors de la saisie d'une nouvelle fiche, les rubriques paramétrées en structure apparaissent sur le formulaire de saisie :

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Les champs obligatoires apparaissent en rouge.

Saisie

Lors de la saisie des informations dans un champ,

vous pouvez passer au champ suivant de deux manières :

en utilisant la touche Tabulation de votre clavier

en cliquant directement dans le champ concerné

pour revenir au champ précédent, vous pouvez :

cliquer sur la touche Majuscule puis sur Tabulation (en maintenant majuscule enfoncée)

cliquer directement dans le champ concerné

Saisie d'un enregistrement déjà existant

Lors de la saisie dans le champ titre, si un titre similaire a déjà été saisi, un message "doublons détectés" apparaît.

Cette alerte vous informe qu'un titre contenant des mots identiques a déjà été saisi dans la base mais elle n'est pas bloquante. Vous pouvez quand même saisir un titre identique.

Vous pouvez également consulter la liste de ces documents en cliquant sur le bouton en dessous.

Le contrôle des doublons s'effectue lorsqu'une clé de dédoublonnage a été paramétrée sur le titre (paramétrage par défaut que vous pouvez désactiver) mais elle peut s'affecter à tout type de champ.

Saisie d'un descripteur (mot-clé)

Lors des précédentes saisies, des mots-clés ont déjà été ajoutés dans la table Thesaurus.

En saisie, vous pouvez utiliser les mots-clés existants ou en créer d'autres s'ils n'existent pas.

Valeurs proposées

Si vous saisissez un mot dans une rubrique de type Thesaurus, Kentika va afficher la liste de tous les mots-clés commençant par ce mot.

Cette aide à la saisie se déclenche à partir du 3e caractère mais vous pouvez le modifier avec le script de gestion des paramètres (paramètre : "X_LV", en lui affectant la valeur "5", la saisie intuitive ne se déclenche qu'à partir du 5ème caractère saisi).

Parcourir l'index​

​Le bouton de recherche permet d'afficher une fenêtre de recherche​.

Deux cas peuvent se présenter lorsque vous cliquez sur le bouton

• Le champ est vide : la fenêtre de recherche est vide. Vous devez saisir une expression puis lancer la recherche avec le bouton "Effectuer la recherche"
• ​Le champ contient une expression : la recherche est lancée sur cette expression et seuls les descripteurs contenant cette expression sont affichés.​

La fenêtre de recherche contient la liste des termes à rechercher et l'aperçu du mot sélectionné dans la partie inférieure de l'écran.

La zone "Thesaurus" en haut à gauche permet de restreindre la recherche à certains Thesauri ou descripteurs maîtres.

Cette fenêtre ne permet pas de consulter la fiche complète d'un descripteur, elle contient seulement un aperçu des descripteurs. Pour consulter les fiches Descripteurs, vous devez retourner sur la fiche de saisie du document (voir explications ci-dessous) ou dans la table Thesaurus.

Vous devez ensuite sélectionner le mot-clé puis cliquer sur le bouton OK : celui-ci est alors reporté dans la fiche.
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Validation / vérification du mot-clé
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Le champ Descripteur étant multivalué, Kentika vous propose de saisir un autre mot-clé.
Si la saisie des mots-clés est terminée, vous devez laisser ce champ Descripteur vide et passer au champ suivant.
Pour vérifier que le mot-clé sélectionné est le bon, vous pouvez consulter sa fiche en cliquant sur le libellé Descripteur (qui est maintenant souligné)

​Saisie d'un nouveau descripteur

Si un descripteur n'existe pas encore, et si vous disposez des droits, Kentika vous propose de le créer directement.

Autres Champs de type lien

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Les champs lien renvoient vers d'autres tables : Thesaurus, Références, Auteurs, etc.

Si un s'affiche à la fin lorsque vous cliquez dans un champ, cela signifie qu'un lien peut être fait avec une autre table comme il vient d'être expliqué avec le champ descripteur.

Ce type de lien peut aussi être proposé si la rubrique est de type code.

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Valeurs multiples

Dans le cas où une rubrique peut recevoir plusieurs valeurs, il est possible d'ordonner ces valeurs en plaçant le curseur dans la valeur à déplacer et en utilisant les touches "ctrl" et flèche haut / bas.

​Chercher les descripteurs

Lorsque vous avez saisi du texte dans une rubrique de type texte libre, vous pouvez utiliser la fonction "Chercher les descripteurs" (clic droit sur l'intitulé du champ dans lequel le curseur est positionné) afin d'extraire les expressions figurant dans le thesaus et alimenter ainsi le champ descripteur.​

Saisir un texte enrichi

Lors de la saisie d'un texte, vous pouvez y inclure des balises html (clic sur l'intitulé du champ dans lequel le curseur est positionné). Ces balises permettent ensuite un affichage web avec des liens et des styles.

Saisie d'une date

Si vous saisissez une date dans une rubrique de type date, des bulles d'aide apparaissent lorsque le format est correct.

Ces bulles d'aides vous indiquent comment la date saisie est interprétée par Kentika.

Lorsque le format de date n'est pas correct, aucune bulle d'aide n'apparaît.

Ces informations s'affichent à titre indicatif et ne sont pas utilisées pour sélectionner la date.

Astuce : pour faciliter la saisie d'une date égale à la date du jour, il suffit de saisir #D dans un tel champ.

Boîtes à cocher / boutons radios

Ce type de format est utilisé pour choisir parmi une ou plusieurs valeurs dans une rubrique de type code.

Si la rubrique n'accepte qu'une valeur et que la saisie de la rubrique est obligatoire, les rubriques sont présentées sous forme de bouton radio.

Si la rubrique n'est pas obligatoire, un choix supplémentaire est proposé afin de laisser une valeur vide par défaut.

Traduction

Parfois, lors de la saisie dans un champ de type texte libre, un bouton de traduction apparaît en fin de ligne.

Cette fonction vous permet de renseigner la traduction du texte saisi dans les autres langues.

Autres Types de champs

Nombre

Ne peut recevoir que des valeurs numériques.

Adresse email

Permet d'envoyer un email en utilisant l'adresse indiquée.

Un clic sur le libellé du champ permet d'ouvrir la fenêtre de composition de email.

URL

Permet de recevoir une URL

Un clic sur le libellé du champ permet d'ouvrir l'URL dans une page.

Adresse

Adresse postale en vue de l'envoi de courriers.